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OA(办公自动化)常用各模块功能简介
时间: 2011/07/16 12:37:00  点击: 次 来源: 兰州城市学院信息网络中心

第一章 系统首页

兰州城市学院网上办公系统的首页提供了访问系统各类信息的快捷导航功能,通过系统首页,您能迅速访问所需要的信息。而且,它能实时显示您的最新邮件、工作通告、待办工作和在办工作等内容。

1.1【打开OA系统首页】

1. 在Internet Explorer内,输入系统服务器的地址:http://oa.lzcu.edu.cn

或打开兰州城市学院主页,点击“快速通道”栏目下的“办公自动化”。

2. 如下图所示,在系统登录窗口,输入用户名及口令。

3. 点击〖登录〗按钮,如下图所示,打开系统首页。

1.2系统首页的组成】

切换用户:点击文本“< 用户名>”,关闭当前用户的系统首页及其内容,进入系统登录窗口,便于新用户登录系统首页。

修改口令:点击文本“口令”,如下图所示,先输入旧口令,然后输入新口令,再输入一次新口令确认,点击〖确认〗按钮,保存新口令,点击〖取消〗,放弃此次操作。为防止口令被窃取,建议您经常更换口令。

在线短信:点击文本“在线短信”,如下图所示,窗口显示当前已登录服务器的所有用户姓名。系统每3分钟刷新一次在线人数。

发送短消息您可以选择一个或多个的用户,在编辑框内填写消息内容,点击〖发送信息〗按钮,系统将信息立即发送给指定的用户,并将消息自动弹出。

设置消息刷新频率系统默认的刷新频率是每3分钟一次,即每过3分钟,系统自动检查是否有其他用户给您发短消息,如果有,立即显示该消息内容。您可以更改频率值,此操作将不保存,只在当前登录有效。

l 导航条:该区域显示系统内所有您能使用的功能名称。如日常办公、会议管理、工作通告、校园信息、手机短信等

l 工作区域:四个列表窗格分别显示您的最新工作通告、电子邮件、待办工作及在办工作等内容。点击各内容标题,您可以打开文档并进行操作。点击各窗格标题,您可以新建相应的文档。例如,点击窗格标题“电子邮件”,您可以直接新建一个电子邮件,点击“待办工作”,您可以直接新建一个流转文档。

l 主界面

当您已在某个模块内时,点击主页上部“主界面”,可以返回至系统首页。

1.3关闭系统】

点击Internet Explorer窗口的

按钮,您可以关闭系统。

第二章 工作通告

工作通告,是网上发布工作信息平台。公告所涉及的事带有强制执行内涵,通告发送者可以限定观看通告的对象。工作通告用于校属各单位的授权用户在学校、学院、处、室等不同范围内发布各种正规、重要的通知或启事等

进入工作通告模块

在系统主界面上,点击导航条上“工作通告”,打开工作通告模块,如图下图所示。

新建工作通告的操作步骤如下:

1. 在工作通告模块窗口内,选择“近期通告”,打开近期发布的通告窗口。

2. 点击〖新建〗按钮,新建一个工作通告,如图下图所示。

3. 填写工作通告内容。包括:

l 标题:填写工作通告的标题。

l 责任者:指定本通告的责任者,一般为一个部门名称。

l 通告对象:指定本通告的发布范围,列表内的用户将能查看到本通告。

l 保留天数:在近期通告窗口内的保留天数,期限过后通告自动转移至全部通告窗口内继续保存。

l 填写通告正文,或附加附件。

4. 点击〖保存〗按钮,将新通告发布。

工作通告发布后无法修改,如果出错,可以重发新通告更正,或由系统管理员执行删除操作。

第三章 日常办公

日常办公是兰州城市学院办公自动化系统中协同办公的窗口,是具体处理各项工作的场所。各人的工作事务在此进行分类,按待办工作、在办工作、拟办工作、转发工作列表显示,同时根据工作的轻重缓急、办理时间和办理状态自动排列,可依次进行办理。本章主要介绍兰州城市学院网上办公系统的文档协同处理功能及操作方法,即如何在日常办公模块内实现一个文档的完整处理过程。

日常办公模块主要实现如下功能:

提供文档创建、提交、签收、办理等全过程处理功能。

提供文档监控、跟踪、特送、撤回、催办等功能。

提供委托办理功能。

一个文档自创建起直至处理结束均位于日常办公模块内,处理结束后删除或归档至系统内其它模块。每个用户均只能看到与本人有关的文档,不同的用户进入日常办公模块能够访问和操作的文档可能是不同的。同时,日常办公模块按办理状态自动将文档分成拟办工作、待办工作、在办工作及转发工作等四类。

拟办工作 指您新建的草稿,此类文档尚未开始在流程中流转。

待办工作 指上一环节办理人提交给您并等待您签收的文档。

在办工作 指您正在处理的文档。

转发工作 指您已处理完,并提交给下个环节(下个环节尚未签收)的文档。

在系统首页内,分别有“待办工作”和“在办工作”两个列表窗格用于显示待办工作和在办工作文档的标题,便于用户及时了解和快捷处理自己的当前工作,点击标题可打开相应的文档。

3.1进入日常办公模块

l 在系统首页内,选择导航条“日常办公”,进入日常办公模块,如下图所示。

3.2如何利用流程创建文档

【操作步骤】

1. 您可以在以下几个位置执行新建操作:

l 在系统首页内,点击待办工作列表的窗格标题。

l 在系统首页内,点击在办工作列表的窗格标题。

l 在日常办公模块内,选择“拟办工作”,打开拟办工作窗口(或者打开待办工作、在办工作、转发工作等窗口),点击操作条上的〖新建〗按钮。

2. 如下图所示,窗口显示您可以应用的流程名称。在这些流程中,您均已被赋予“使用人”(即创建人)的权限。

3. 选择一个流程的名称(例如选择“工作请示”流程),点击〖确定〗按钮,新建一个文档,如下图所示;点击〖取消〗按钮,放弃新建操作。

4. 在文档窗口内,按要求填写各项内容。流程所用的表单已经决定了文档的格式和功能。

5. 点击〖标题〗按钮,如下图所示,输入文档的标题,指定文档的重要性和紧急程度。点击〖确定〗按钮,确认此次操作;点击〖取消〗按钮,放弃此次操作。

6. 在文档操作条上,选择“流程说明”,阅读文档所属流程的说明信息。

7. 在文档操作条上,选择“环节说明”,阅读文档所处环节(即流程第一环节)的说明信息。

8. 选择以下一种操作方法:

l 点击〖保存〗按钮、保存文档,再点击〖退出〗按钮,退出文档窗口。保存后的文档属于拟办工作,是私有文档,显示在您的拟办工作窗口内。

l 点击〖提交〗按钮,将文档提交流转。提交后的文档属于转发工作,显示在您的转发工作窗口内。

3.3如何处理待办工作的文档

要处理待办工作的文档,您必须先执行签收操作。签收操作的目的是为了确认文档处理责任,即从前一办理人处理结束到新的办理人处理开始的状态改变。

您可以选择以下的一种签收操作方法:

l 先浏览文档内容后签收。在系统首页内,选择待办工作列表窗格中的文档标题,打开文档窗口,并在文档操作条上,点击〖签收〗按钮。

l 先浏览文档内容后签收。在日常办公模块内,选择“待办工作”,打开待办工作窗口,选取并打开一个文档,并在文档操作条上,点击〖签收〗按钮。

l 文档批量签收。在日常办公模块内,选择“待办工作”,打开待办工作窗口,在窗口内选择一个或多个的文档,点击操作条上的〖签收〗按钮。

待办工作的文档签收后,便成为在办工作,显示在您的在办工作窗口内,可以先将文档保存稍候处理或立即处理。

3.4如何处理在办工作的文档

进入文档的操作方法有:

l 在文档窗口内执行签收操作时,文档随即进入处理状态。

l 在系统首页的在办工作列表窗格内,选取并打开文档,进入文档窗口。

l 在日常办公模块内,选择“在办工作”,打开在办工作窗口,选取并打开文档,进入文档窗口。

在文档操作条上,根据系统管理员赋予您的操作权限,可能还会出现以下几个操作按钮:

〖编辑〗 点击此按钮,文档进入编辑状态,您可以按要求填写、修改、补充或调整文档内容。

〖填写意见〗 点击此按钮,如下图所示。

在窗口内,填写您的处理意见,您也可以从意见栏下方的列表内选择合适的常用语加入意见栏中。

〖意见汇总〗 点击此按钮,如下图所示,窗口显示文档所有已办人填写的意见。意见按已办人的处理次序排列,没有填写意见词的办理人,系统默认其意见为“已阅”。

〖流转历史〗 点击此按钮,如下图所示,窗口显示文档的流转日志。

结束文档处理的操作方法有:

l 点击〖保存〗按钮、保存文档,再点击〖退出〗按钮,关闭窗口。保存后的文档仍是在办工作,显示在您的在办工作窗口内。

l 点击〖提交〗按钮,将文档提交流转。提交后的文档属于转发工作,显示在您的转发工作窗口内。

3.5如何提交已处理完的文档

文档的提交过程取决于流程的设置,当您在文档窗口内,点击操作条上的〖提交〗按钮时,可能出现以下情况之一:

l 流程按一定条件自动确认文档提交过程,直接将文档发送给下个环节的办理人,一般多为这种情况。

l 流程需要多个不同的审批环节时,如下图所示,选择下一个环节的名称,并确定下一个环节的办理人后,完成提交,将文档发送给下个环节的办理人。

l 流程需要多个不同的部门、人员审批时,如下图所示,选择一个或多个以上的人员姓名、岗位名称、部门名称或者它们的组合。例如,您选择的是一个部门名称,那么文档将成为该部门内所有人员的待办工作。

l 文档结束流转,系统将文档删除。

l 文档结束流转,系统将文档直接归档至已指定的目标位置。

3.6如何在文档内加入附件

文档内可以加入附件,附件是以一个整体保存在文档中,需要激活才能显示附件内容。在文档内加入附件的操作方法如下:

1. 在文档窗口内,点击待附加位置(域)右侧的〖浏览…〗按钮。

2. 如下图所示,指定查找范围,在文件列表内,选择一个文件名,文件格式不限。点击〖打开〗按钮,附加所选文件至文档内,点击〖取消〗按钮,放弃此次操作。

3. 在文档窗口内,点击〖保存〗按钮。

4. [可选]。如果您需要附加多个的附件,重复步骤1-3。

在文档窗口内,点击操作条上的〖打开附件〗按钮,打开附件列表窗口,如下图所示,所有附件均显示在此窗口内,点击标题可以打开附件内容。

3.7如何撤回已提交的文档

一个文档提交后,除非它已经归档了,否则,在被下一个环节的办理人签收之前,将一直显示在转发工作窗口内。

文档提交后,如果您发现文档内的部分内容有错误,或将文档发送给错误的环节及办理人等情况时,您可以及时将其撤回重新处理或重新提交。在操作条上,点击〖撤回〗按钮,如果该文档是您新建的且尚未经过其它环节或办理人签收过的,撤回后,文档是拟办工作,将显示在您的拟办工作窗口内;如果该文档是经您签收并处理结束的,撤回后,文档是在办工作,将显示在您的在办工作窗口内,等待您的进一步处理。

3.8如何跟踪一个文档的后续处理过程

曾经参与过文档处理的已办人,出于工作需要,需要了解后续处理信息和状态。即经办人如何跟踪一个文档的后续处理过程。

具有此权限的用户可跟踪文档的后续处理过程。在日常办公模块内,选择“流转监控”,打开流转监控窗口,您可以从窗口内了解文档当前所处的环节及办理人姓名等信息,您如果需要进一步了解文档的情况请打开文档窗口,浏览文档内容。

3.9如何催办一个文档

催办是指一个文档在处理过程中,因某些特殊原因,经办人没能在流程规定的办理期限内完成处理并提交,通过系统自动或手工向经办人发送邮件通知,敦促其迅速完成处理。

您可以通过流程设置,由系统自动进行逾期催办。系统允许手工催办操作,具有催办操作权限的用户是:

l 系统管理员。

l 文档所属流程的流程管理者。

【操作步骤】

1. 在日常办公模块内,选择“流转监控”,打开流转监控窗口。

2. 在窗口内,选择一个文档的标题。

3. 点击〖催办〗按钮,系统立即向文档的当前经办人发送电子邮件通知,敦促其及时办理文档。

3.10如何删除一个文档

一个文档在流转过程中,因某些特殊原因,需要中断其后续的处理过程,您可以及时将其删除。具有“删除”操作权限的用户是:

l 系统管理员。

l 文档所属流程的流程管理者。

【操作步骤】

1. 在日常办公模块内,选择“流转监控”,打开流转监控窗口。

2. 在窗口内,选择一个文档的标题。

3. 点击〖删除〗按钮,如下图所示,点击〖确定〗按钮,系统立即将文档删除;点击〖取消〗按钮,放弃此次操作。

这是一种干预流程规范的非正常操作,且文档删除后无法恢复,请慎重使用。

3.11如何实现工作的委托

当您因某些特殊原因,一段时间内无法处理工作时,可以通过委托办理实现工作的委托,将处理任务及其权限授予指定的用户。

新建委托单的操作步骤如下所述:

1. 在日常办公模块内,选择“委托办理”,打开委托办理窗口。

2. 点击操作条上的〖新建〗按钮。

3. 如下图所示,填写委托内容,包括委托人、委托内容、委托期限等。

委托内容是指系统流程定制模块内已定义的所有流程,不含系统其它功能。选择“全部内容”,您在所有流程内的操作权限全部移交被委托人;选择“部分内容”,指定部分的委托流程。

4. 点击〖保存退出〗按钮,如下图所示,继续下一个步骤;点击〖取消〗按钮,放弃并结束此次操作。

5. 点击〖是〗按钮,保存委托办理单,系统向被委托人发送带有本文档的邮件通知;点击〖否〗按钮,放弃此次操作。

委托单保存后,自起始日期起,指定流程的全部文档不再发送给委托人处理,而是直接发送给被委托人处理。

如果您选择了委托单内的“立即更新当前所有待办工作”,当委托单保存时,系统将委托人当前已有的待办工作中属于指定流程的全部文档立即改变为被委托人的待办工作。

如果您选择了委托单内的“立即更新当前所有在办工作”,当委托单保存时,系统将委托人当前已有的在办工作中属于指定流程的全部文档立即改变为被委托人的在办工作。

委托单一经保存,无法修改,但您可以提前中止委托单。

委托单提前中止的操作步骤如下所述:

【操作步骤】

1. 在日常办公模块内,选择“委托办理”,打开委托办理窗口。

2. 选择待中止的委托单。

3. 点击〖中止〗按钮。

4. 如下图所示,点击〖是〗按钮,被委托人的在办工作中,属本委托单委托范围的所有文档,改变为委托人的在办工作;点击〖否〗按钮,放弃收回操作,仍由被委托人继续完成这些文档的处理;点击〖取消〗按钮,放弃此次操作。

5. 中止委托单后,委托人收回本委托单内已授于被委托人的属委托范围内的所有操作权限,同时,系统向被委托人发送电子邮件通知。

委托单删除的操作步骤如下:

1. 在日常办公模块内,选择“委托办理”,打开委托办理窗口。

2. 选择待删除的委托单。所选的委托单应属于已中止或已到期限的。如果尚未到期限请先执行中止操作。

3. 点击操作条上的〖删除〗按钮,将所选委托单删除。

第四章 文件管理

文件管理是管理网上办公系统内专门用于存储文档的数据库。目地是对文件的产生、存储和访问进行有效的组织与控制,兰州城市学院办公自动化系统的文件管理体系可根据客户的组织规模和业务需要进行有效规划。用户可以根据自己的权限查看和管理各种类型的文档。

4.1进入文件管理模块

l 在系统首页内,选择导航条上“文件管理”,打开文件管理模块,如下图所示。

4.2进入文件库

在系统首页内,选择< 文件库名>(位于文件管理快捷按钮区域内)。例如,我们打开一个名为“2010年党委发文”的文件库,如下图所示。

在文件上点击就可以查看文件的内容。例如点击标题为“oa3”的文件,如下图所示

附件中的文件是通过扫描生成的,必须安装相应的阅读器(Adobe AcrobatReader)才能查看。

4.3在文件夹内新建、修改、删除文件

在文件库内,文件只能被存放在末级文件夹内。如果一个文件夹内已存在子文件夹,那么,本级文件夹无法存放文件,也就是说文件和文件夹不能混存。

在文件夹内,允许新建文件操作的是具有文件库、上级文件夹、本级文件夹的作者、编辑者、管理者等级别(即读者除外)的用户。

文件类型分主文件和子文件两种,子文件是主文件的答复文档,一个主文件可以附有多个的子文件,子文件可以是多级的,每个子文件也可附有多个的子文件。

新建主文件的操作步骤如下:

1. 在文件库窗口内,点击〖新建主文件〗按钮。

2. 选择文件将要存放的文件夹名称,所选的文件夹必须是您具有作者以上级别的操作权限。

3. 如果当前文件库内有多个的表单,请选择用于显示和存放文件的表单名称。

4. 系统新建一个文件,输入文件内容。

5. 点击〖标题〗按钮,指定文件的标题属性。

6. 点击〖保存〗按钮。

新建子文件的操作步骤如下:

1. 在文件库窗口内,选择一个主文件。

2. 点击〖新建子文件〗按钮。

3. 如果当前文件库内有多个的表单,请选择用于显示和存放文件的表单名称。

4. 系统新建一个子文件,输入文件内容。

5. 点击〖标题〗按钮,指定文件的标题属性。

6. 点击〖保存〗按钮。

在文件库内,允许修改文件内容的是文件库、上级文件夹、本级文件夹的编辑者或管理者。要修改一个文件时,您可以直接打开文件窗口编辑内容并保存修改结果。

在文件库内,允许删除文件操作的是文件库、上级文件夹、本级文件夹的管理者。要删除一个文件时,在文件库窗口内,选取文件,点击操作条上的〖删除〗按钮,将文件删除。如果您删除的是一个主文件,其所有子文件同时删除。

第五章 电子邮件

网上办公自动化系统内设电子邮件系统具有新建、发送、接收、转发、回复等邮件功能,具有日常需要的电子邮件常用设置及管理方法。

进入电子邮件模块

1. 在系统主界面的右上角上,点击文本“邮件”,打开电子邮件模块,如下图所示。

电子邮件模块主要有六部分的内容:

l 检查邮件:从服务器上检查其他发件人发送来的新的电子邮件。

l 收件箱:存放其他发件人发送来的电子邮件。

l 草稿箱:存放正在编辑中的新电子邮件。

l 发件箱:存放已发送给其他用户的电子邮件。

l 废件箱:存放删除的电子邮件。

l 写邮件:给其他发件人撰写新邮件。

第六章 电子论坛

网上办公自动化系统内设电子论坛模块,在系统首页模块导航区中,点击“电子论坛”,打开电子论坛模块。

打开电子论坛模块,如下图所示。

发帖:选择一个版块,点击“发表话题”,新建一个贴。

回帖:在版块中,打开一个贴,浏览贴内容,在贴尾的编辑区域,输入贴内容,确认,将回帖加入到贴中。回帖人可以随时对回复的内容进行修改,甚至删除。如下图所示。

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