6. 在文档操作条上，选择“流程说明”，阅读文档所属流程的说明信息。
7. 在文档操作条上，选择“环节说明”，阅读文档所处环节（即流程第一环节）的说明信息。
l 点击〖保存〗按钮、保存文档，再点击〖退出〗按钮，退出文档窗口。保存后的文档属于拟办工作，是私有文档，显示在您的拟办工作窗口内。
l 点击〖提交〗按钮，将文档提交流转。提交后的文档属于转发工作，显示在您的转发工作窗口内。
要处理待办工作的文档，您必须先执行签收操作。签收操作的目的是为了确认文档处理责任，即从前一办理人处理结束到新的办理人处理开始的状态改变。
l 先浏览文档内容后签收。在系统首页内，选择待办工作列表窗格中的文档标题，打开文档窗口，并在文档操作条上，点击〖签收〗按钮。
l 先浏览文档内容后签收。在日常办公模块内，选择“待办工作”，打开待办工作窗口，选取并打开一个文档，并在文档操作条上，点击〖签收〗按钮。
l 文档批量签收。在日常办公模块内，选择“待办工作”，打开待办工作窗口，在窗口内选择一个或多个的文档，点击操作条上的〖签收〗按钮。
待办工作的文档签收后，便成为在办工作，显示在您的在办工作窗口内，可以先将文档保存稍候处理或立即处理。
l 在文档窗口内执行签收操作时，文档随即进入处理状态。
l 在系统首页的在办工作列表窗格内，选取并打开文档，进入文档窗口。
l 在日常办公模块内，选择“在办工作”，打开在办工作窗口，选取并打开文档，进入文档窗口。
在文档操作条上,根据系统管理员赋予您的操作权限，可能还会出现以下几个操作按钮：
〖编辑〗 点击此按钮，文档进入编辑状态，您可以按要求填写、修改、补充或调整文档内容。
在窗口内，填写您的处理意见，您也可以从意见栏下方的列表内选择合适的常用语加入意见栏中。
〖意见汇总〗 点击此按钮，如下图所示，窗口显示文档所有已办人填写的意见。意见按已办人的处理次序排列，没有填写意见词的办理人，系统默认其意见为“已阅”。
〖流转历史〗 点击此按钮，如下图所示，窗口显示文档的流转日志。
l 点击〖保存〗按钮、保存文档，再点击〖退出〗按钮，关闭窗口。保存后的文档仍是在办工作，显示在您的在办工作窗口内。
l 点击〖提交〗按钮，将文档提交流转。提交后的文档属于转发工作，显示在您的转发工作窗口内。
文档的提交过程取决于流程的设置，当您在文档窗口内，点击操作条上的〖提交〗按钮时，可能出现以下情况之一：
l 流程按一定条件自动确认文档提交过程，直接将文档发送给下个环节的办理人，一般多为这种情况。
l 流程需要多个不同的审批环节时，如下图所示，选择下一个环节的名称，并确定下一个环节的办理人后，完成提交，将文档发送给下个环节的办理人。
l 流程需要多个不同的部门、人员审批时，如下图所示，选择一个或多个以上的人员姓名、岗位名称、部门名称或者它们的组合。例如，您选择的是一个部门名称，那么文档将成为该部门内所有人员的待办工作。
l 文档结束流转，系统将文档直接归档至已指定的目标位置。
文档内可以加入附件，附件是以一个整体保存在文档中，需要激活才能显示附件内容。在文档内加入附件的操作方法如下：
1. 在文档窗口内，点击待附加位置（域）右侧的〖浏览…〗按钮。
2. 如下图所示，指定查找范围，在文件列表内，选择一个文件名，文件格式不限。点击〖打开〗按钮，附加所选文件至文档内，点击〖取消〗按钮，放弃此次操作。
4. [可选]。如果您需要附加多个的附件，重复步骤1-3。
在文档窗口内，点击操作条上的〖打开附件〗按钮，打开附件列表窗口，如下图所示，所有附件均显示在此窗口内，点击标题可以打开附件内容。
一个文档提交后，除非它已经归档了，否则，在被下一个环节的办理人签收之前，将一直显示在转发工作窗口内。
文档提交后，如果您发现文档内的部分内容有错误，或将文档发送给错误的环节及办理人等情况时，您可以及时将其撤回重新处理或重新提交。在操作条上，点击〖撤回〗按钮，如果该文档是您新建的且尚未经过其它环节或办理人签收过的，撤回后，文档是拟办工作，将显示在您的拟办工作窗口内；如果该文档是经您签收并处理结束的，撤回后，文档是在办工作，将显示在您的在办工作窗口内，等待您的进一步处理。
曾经参与过文档处理的已办人，出于工作需要，需要了解后续处理信息和状态。即经办人如何跟踪一个文档的后续处理过程。
具有此权限的用户可跟踪文档的后续处理过程。在日常办公模块内，选择“流转监控”，打开流转监控窗口，您可以从窗口内了解文档当前所处的环节及办理人姓名等信息，您如果需要进一步了解文档的情况请打开文档窗口，浏览文档内容。
催办是指一个文档在处理过程中，因某些特殊原因，经办人没能在流程规定的办理期限内完成处理并提交，通过系统自动或手工向经办人发送邮件通知，敦促其迅速完成处理。
您可以通过流程设置，由系统自动进行逾期催办。系统允许手工催办操作，具有催办操作权限的用户是：
1. 在日常办公模块内，选择“流转监控”，打开流转监控窗口。
3. 点击〖催办〗按钮，系统立即向文档的当前经办人发送电子邮件通知，敦促其及时办理文档。
一个文档在流转过程中，因某些特殊原因，需要中断其后续的处理过程，您可以及时将其删除。具有“删除”操作权限的用户是：
1. 在日常办公模块内，选择“流转监控”，打开流转监控窗口。
3. 点击〖删除〗按钮，如下图所示，点击〖确定〗按钮，系统立即将文档删除；点击〖取消〗按钮，放弃此次操作。
这是一种干预流程规范的非正常操作，且文档删除后无法恢复，请慎重使用。
当您因某些特殊原因，一段时间内无法处理工作时，可以通过委托办理实现工作的委托，将处理任务及其权限授予指定的用户。
1. 在日常办公模块内，选择“委托办理”，打开委托办理窗口。
3. 如下图所示，填写委托内容，包括委托人、委托内容、委托期限等。
委托内容是指系统流程定制模块内已定义的所有流程，不含系统其它功能。选择“全部内容”，您在所有流程内的操作权限全部移交被委托人；选择“部分内容”，指定部分的委托流程。
4. 点击〖保存退出〗按钮，如下图所示，继续下一个步骤；点击〖取消〗按钮，放弃并结束此次操作。
5. 点击〖是〗按钮，保存委托办理单，系统向被委托人发送带有本文档的邮件通知；点击〖否〗按钮，放弃此次操作。
委托单保存后，自起始日期起，指定流程的全部文档不再发送给委托人处理，而是直接发送给被委托人处理。
如果您选择了委托单内的“立即更新当前所有待办工作”，当委托单保存时，系统将委托人当前已有的待办工作中属于指定流程的全部文档立即改变为被委托人的待办工作。
如果您选择了委托单内的“立即更新当前所有在办工作”，当委托单保存时，系统将委托人当前已有的在办工作中属于指定流程的全部文档立即改变为被委托人的在办工作。
委托单一经保存，无法修改，但您可以提前中止委托单。
1. 在日常办公模块内，选择“委托办理”，打开委托办理窗口。
4. 如下图所示，点击〖是〗按钮，被委托人的在办工作中，属本委托单委托范围的所有文档，改变为委托人的在办工作；点击〖否〗按钮，放弃收回操作，仍由被委托人继续完成这些文档的处理；点击〖取消〗按钮，放弃此次操作。
5. 中止委托单后，委托人收回本委托单内已授于被委托人的属委托范围内的所有操作权限，同时，系统向被委托人发送电子邮件通知。
1. 在日常办公模块内，选择“委托办理”，打开委托办理窗口。
2. 选择待删除的委托单。所选的委托单应属于已中止或已到期限的。如果尚未到期限请先执行中止操作。
3. 点击操作条上的〖删除〗按钮，将所选委托单删除。
文件管理是管理网上办公系统内专门用于存储文档的数据库。目地是对文件的产生、存储和访问进行有效的组织与控制，兰州城市学院办公自动化系统的文件管理体系可根据客户的组织规模和业务需要进行有效规划。用户可以根据自己的权限查看和管理各种类型的文档。
l 在系统首页内，选择导航条上“文件管理”，打开文件管理模块，如下图所示。
在系统首页内，选择< 文件库名>（位于文件管理快捷按钮区域内）。例如，我们打开一个名为“2010年党委发文”的文件库，如下图所示。
在文件上点击就可以查看文件的内容。例如点击标题为“oa3”的文件，如下图所示
附件中的文件是通过扫描生成的，必须安装相应的阅读器（Adobe AcrobatReader）才能查看。
在文件库内，文件只能被存放在末级文件夹内。如果一个文件夹内已存在子文件夹，那么，本级文件夹无法存放文件，也就是说文件和文件夹不能混存。
在文件夹内，允许新建文件操作的是具有文件库、上级文件夹、本级文件夹的作者、编辑者、管理者等级别（即读者除外）的用户。
文件类型分主文件和子文件两种，子文件是主文件的答复文档，一个主文件可以附有多个的子文件，子文件可以是多级的，每个子文件也可附有多个的子文件。
2. 选择文件将要存放的文件夹名称，所选的文件夹必须是您具有作者以上级别的操作权限。
3. 如果当前文件库内有多个的表单，请选择用于显示和存放文件的表单名称。
3. 如果当前文件库内有多个的表单，请选择用于显示和存放文件的表单名称。
在文件库内，允许修改文件内容的是文件库、上级文件夹、本级文件夹的编辑者或管理者。要修改一个文件时，您可以直接打开文件窗口编辑内容并保存修改结果。
在文件库内，允许删除文件操作的是文件库、上级文件夹、本级文件夹的管理者。要删除一个文件时，在文件库窗口内，选取文件，点击操作条上的〖删除〗按钮，将文件删除。如果您删除的是一个主文件，其所有子文件同时删除。
网上办公自动化系统内设电子邮件系统具有新建、发送、接收、转发、回复等邮件功能，具有日常需要的电子邮件常用设置及管理方法。
1. 在系统主界面的右上角上，点击文本“邮件”，打开电子邮件模块，如下图所示。
l 检查邮件：从服务器上检查其他发件人发送来的新的电子邮件。
网上办公自动化系统内设电子论坛模块，在系统首页模块导航区中，点击“电子论坛”，打开电子论坛模块。
发帖：选择一个版块，点击“发表话题”，新建一个贴。
回帖：在版块中，打开一个贴，浏览贴内容，在贴尾的编辑区域，输入贴内容，确认，将回帖加入到贴中。回帖人可以随时对回复的内容进行修改，甚至删除。如下图所示。
